【新社会人向け】効率よく仕事をするコツ。仕事ができる人がやっている3つのこと

「先輩や上司のように効率よく仕事をこなしたい」と思っても、新社会人のうちはなかなか思うように仕事が進められず、もどかしい気持ちになる場面も多いのではないでしょうか。

今回は、新社会人のための効率的な仕事術を紹介します。
が、まずは効率を求める以前に、新社会人としてまずは覚えて押さえておいてほしい3つの基礎スキルをご紹介します。

この記事の監修者

INHOP コラム編集部

まず覚えてほしい3つの基礎スキル

効率的な仕事術の前に、そもそも新社会人として必要最低限のスキルを身に付けるところから始めましょう。

ビジネスマナーを覚える

メールの書き方や郵送の仕方、名刺交換の仕方など、社会に出ると学生時代には無かったマナーが多くあります。

まずはインターネットや本でビジネスマナーの基礎を学びましょう。
仕事の中で初めて先輩や上司から教わるよりも、事前に基礎知識をしっかり持っておけば、定着も早くなります。

企業によっては新社会人にビジネスマナー研修を行うところもあるので、研修期間内にしっかり覚えておきましょう。※1

※1 人材育成サポーター.新社会人に身に付けさせたい５つのビジネスマナー
https://aircourse.com/jinsapo/new-employee-business-manners.html

質問の仕方を覚える

新社会人のうちは、まず覚えなければならない基礎知識がたくさんあります。
会社の備品の場所や社内システムの使い方もそうですし、仕事の進め方やメールの仕方など、覚える内容も多岐にわたるでしょう。

そうなると、一度では覚えきれないことも出てくると思うので、はじめの内は些細なことでもしっかりメモを取ることをおすすめします！また、その日のうちにメモを見返したり整理したりすると、より早く覚えられるでしょう。

ただ、メモを取っていても少しシチュエーションが変わったり、時間が経ったりすると、わからない箇所が新たに出てきたりしますよね。
そんな時、すぐ先輩に聞いてしまいたくなりますが、すぐ人を頼ってしまうと、自分の中にそのスキルが定着せず、一次的な理解で終わってしまいます。

そうならないために、まずは自分のメモを見返して仮説を立ててみたり、調べてみたりしてから、先輩に質問するクセを付けましょう。
メモを見返したり、仮説を立ててみることで、そもそも自分の中で分かっている部分と、理解できていなかった部分が明確になります。
その思考を経た上で質問をすると、自分の意図も相手に伝わり易く、同時に自分の頭の中に思考も残るため、知識としても自分の中に定着しやすいのです。

社会人としての質問は、疑問点や仮説の準備をした上で行うものだ、ということを覚えて、クセ付けるようにしていきましょう。※2

※2 入社1年目の教科書.岩瀬 大輔.ダイヤモンド社:45₋47　質問はメモを見せながら

ビジネスソフトの使い方を覚える

WordやExcel、PowerPoint。
どれも学生時代使っていたソフトだったのに、会社での使い方を教わってみたらまるで別物のソフトのように感じたりはしていませんか？
大学の講義の課題や、ゼミの論文作成で使ったことがあるソフトでも、ビジネスで使うとなると使う機能や対処するデータ量や求められるアウトプットのレベルが異なっていたりして、大学生と社会人のギャップを大きく感じる場面の一つが、ビジネスソフトを使う時だったりします。

最初のうちは、そのギャップに戸惑うかもしれませんが、それを使いこなすことができるようになれば業務の効率化にもかなり効果があるのが、ビジネスソフトの活用スキルです。

特に社会人でメインに使用するのは、ExcelとPowerPointなので、この2つは備わっている機能とその使い方を覚えておくと良いでしょう。※3

※3 もうすぐ4月！新社会人がチェックしておきたい記事18選｜ビジネスソフトを使いこなす
https://ferret-plus.com/14360?page=4

効率的に仕事をするための3つの仕事術

まず身に付けておきたい3つのスキルを身に付けたら、次は仕事を効率化するための3つのポイントを実践しましょう。
仕事が速い人は、次のことをやっています。

全体像を見て、優先順位を決める

新しく発生したタスクや締め切りが近いタスクなど、目の前にある仕事から取り掛かるのはあまり効率的ではありません。

大切なのは、まず全体像を見ることです。
仕事のゴールや納期を確認し、そこにたどり着くまでにどういう手順で業務をこなしていくのかを決めましょう。
ゴールまでの地図が描けていれば、何から手をつけていいのか、いつまでに何を終わらせれば良いのかが分かります。
全体像が見えていれば、優先すべきタスクを間違えて納期に間に合わなくなってしまうといったトラブルも防げるでしょう。

優先順位は、下の表のように緊急度と重要度のマトリックスを基準に考えるのがおすすめです。
縦軸に重要度の高低、横軸に緊急度の高低をつけて考えると、どのタスクから取り掛かるべきかが分かりやすくなります。※4 ※5

※4 頭がいい人の仕事が速くなる技術.三木 雄信.すばる舎:89-92.まずは、全体像を把握する

※5 マッキンゼーで学んだ速い仕事術、「型」でデキる人になる！:3.優先順位をつける
https://diamond.jp/articles/-/255469?page=3

完璧でなくても一度アウトプットする

ミスをするのを恐れて仕事を完璧にこなそうとするあまり、1つの仕事に時間をかけすぎていませんか？
特に、完璧主義や他人からの評価を気にする方にその傾向があります。

完璧でなくても一度アウトプットすると、効率的に仕事ができます。
例えば資料作りでは、最初から完璧に仕上げるのでなく、一度たたき台を作って先輩にチェックをお願いしてみましょう。
頭で考えるより手で動かして形にした方がスムーズに資料を作れます。

また、たたきの段階で「先輩やクライアントの求めるものと違った」「ミスがあった」ということに気付けば、時間をかけて作り込んでしまった段階で指摘を受けて一から作り直すよりも、まだたたきなのでリカバリーがしやすく、修正も簡単です。※6 ※7

※6 会社では教えてもらえない 仕事が速い人の手帳・メモのキホン.伊庭 正康.すばる舎:【19】70点でも早く出す。できる人がみなしていること

※7 頭がいい人の仕事が速くなる技術.三木 雄信.すばる舎:93-94.アウトプットイメージを共有する

上手に休憩する

仕事を効率的に終わらせるためには集中力が必要ですが、とは言え集中力がいつまでも続くわけではありません。

集中力が切れた状態で仕事を続けるより、一度休憩して集中力を取り戻した方が効率的に仕事を進められます。
自分の集中力がどれくらい続くのかを意識し、集中が切れたら必ず小休憩を挟むようにしましょう。

小休憩はただ休むのではなく、集中力を維持させるためにかかせない、脳の活性化ができる休み方をすることがポイントです！
脳の活性化には、食べ物を噛む「咀嚼」という行為が効果的だという研究結果も出ていますので、休憩時間には、ガムやグミなどのお菓子を噛んで見ると良いかもしれません。
脳の活性化の方法については、こちらの記事で詳しくまとめているので、あわせて読んでみてください。

また、昼休みは午後からの仕事も集中できるよう仮眠を取るのがおすすめです。
短時間の仮眠も作業効率を上げることということが研究から分かってきており、お昼休みを長く設けて昼寝もOKとする「シエスタ制度」を取り入れる企業も増えてきています。
もし働いている会社がお昼休みがある程度個々人で自由だったり、シエスタ制度を採用していたりする場合は、タイムスケジュールに上手に仮眠も組み込んでみてはいかがでしょうか。
仮眠をはじめとする効率アップ法について気になった方はこちらの記事もおすすめです。

まとめ

ここまででご紹介した、新社会人としてまず最初に覚えてほしい3つのスキルと、それを覚えたら取り入れてほしい仕事を効率化するための3つの仕事術はいかがだったでしょうか。
日々の業務に一つでも取り入れられそうなものがあったら、ぜひやってみてください！

新社会人としてまず最初に覚えてほしい3つのスキル

1. ビジネスマナー
2. 質問の仕方
3. ビジネスソフトの使い方

仕事を効率化するための3つの仕事術

1. 全体像を見て、優先順位を決める
2. 完璧でなくても一度アウトプットする
3. 上手に休憩する

注意力の精度をあげたい。そんなあなたに。

キリンの技術力を結集した熟成ホップエキスを
最大濃度※で配合した「ホップ効果」
※現在存在するサプリメントの中で最高（INHOP調べ2021年10月現在）

＞＞＞「ホップ効果」が気になる方はこちら